المديريات

مديرية الشؤون الإدارية والمالية

موجز النشاط الرئيسي (المسؤوليات):

تعنى المديرية بإدارة الأنشطة المتعلقة بالمسائل المالية والتي تشتمل على إعداد مشروع موازنة الدائرة بالتنسيق مع والوحدات الإدارية وإعداد الحسابات الشهرية والختامية وتوزيع وصرف الموارد المالية المتاحة حسب خطة الانفاق المقررة، و تقوم المديرية بإدارة و تنمية الموارد البشرية في الدائرة و توفير الأدوات اللازمة للاستخدام الأمثل للموارد البشرية، كما تقوم المديرية بتأمين احتياجات الدائرة من المواد واللوازم و إدارة المخزون وتأمين الخدمات اللازمة كالاتصالات والصيانة واحتياجات الدائرة من وسائل النقل وإدارة حركتها وتنظيم المراسلات الواردة والصادرة .

المهام الرئيسية:

  1. إدارة وتنمية الموارد المالية والبشرية والمادية وبما يضمن تنفيذ مهام الدائرة الواردة في المادة (4) من نظام دائرة المكتبة الوطنية رقم (5) لسنة 1994 وتعديلاته.
  2. تأمين الخدمات اللازمة لاستدامة عمل الوحدات التنظيمية في الدائرة.
  3. تنفيذ الأنشطة الخاصة بالإدارة المالية والبشرية والمادية لضمان الاستغلال الأمثل للموارد المتاحة وديمومتها.

تضم مديرية الشؤون المالية والإدارية خمسة اقسام هي:

(2-1) قسم الموارد البشرية:   

لائحة المهام:

  • تنفيذ التعميمات والقرارات الإدارية والإجراءات المتعلقة بشؤون الموظفين كالترفيع، منح الزيادات السنوية والمكافآت والتعويضات، النقل والانتداب والوكالة، الإعارة والتكليف، الدوام الرسمي والعمل الإضافي التقاعد، الإجازات وانهاء الخدمات، تعديل الأوضاع، العقوبات التأديبية، معالجة التظلمات.
  • متابعة عملية تقييم الأداء الفردي للموظفين بالتنسيق مع كافة الوحدات الإدارية، وذلك لضمان تنفيذ مراحل عملية التقييم المختلفة بالأوقات والفترات الزمنية المحددة والتأكد من صحة الإجراءات المتخذة بعملية التقييم ومدى التزامها بأحكام تعميمات نظام تقييم الأداء الفردي.
  • تنظيم مسودات عقود الموظفين وتجديدها
  • التأكد من التزام الموظفين بتعاميم الدوام الرسمي والعمل الإضافي، والإشراف على إعداد كشوف العمل الإضافي والكشوف الخاصة بدوام الموظفين ومغادراتهم واجازاتهم
  • تقديم خدمات شؤون الموظفين مثل التأمين الصحي والضمان الاجتماعي والتقاعد المدني
  • تنظيم وتحديث الملفات الخاصة بالموظفين وحفظ كافة الوثائق والقرارات المتعمقة بهم، وتحديث البيانات الوظيفية الخاص بهم.
  • تقديم الاستشارة والنصح في مجالات إدارة الموارد البشرية لمختلف الوحدات التنظيمية، وفتح قنوات الاتصال لتقوية علاقات الموظفين الوظيفية والمهنية
  • تنفيذ كافة القرارات والإجراءات الرسمية المعتمدة والخاصة بإتمام عملية التعيين بعد صدور توصية لجنة الموارد البشرية بالموافقة على التعيين بالتنسيق مع ديوان الخدمة المدنية
  • إعداد براءة تشكيلات الموظفين وارسال نسخ من قرار التعيين أو الترفيع وبراءة التشكيلات لديوان الخدمة المدنية ودائرة الموازنة العامة.
  • إعداد الخطط السنوية للموارد البشرية واتخاذ الإجراءات اللازمة لإقرارها من لجنة التخطيط، ومتابعة تنفيذها ومراجعتها وتحديثها، وتحديد احتياجات الدائرة من الموارد البشرية
  • اعداد خطط الاحلال والتعاقب الوظيفي
  • تحديد الاحتياجات التدريبية الاساسية واعداد خطة التدريب السنوية بالتنسيق مع وحدة التدريب والتطوير والجودة.

 

(2-2) قسم المحاسبة

لائحة المهام:

  • المشاركة بإعداد وتنظيم مشروع الموازنة للسنوات ضمن الإطار المالي وبما يتوافق مع توجهات وبلاغات الحكومة لخفض وترشيد الانفاق.
  • تنظيم الموقف المالي والحوالات المالية شهريا.
  • تنظيم المناقلات المالية بين المواد.
  • تنظيم مستندات الالتزام المالي.
  • العمل على صرف كافة النفقات المشمولة في قانون الموازنة.
  • اعداد الحسابات الختامية وتدقيقها.
  • اعداد التحاويل المالية والخاصة برواتب الموظفين الشهرية.
  • متابعة حركات قسم الموارد البشرية التي لها أثر مالي على نظام الرواتب.
  • تطبيق انظمة محوسبة ومتطورة لكافة الاعمال الادارية والمالية وتطوير اساليب واجراءات العمل في المديرية.
  • توفير سبل الدعم والمساندة الادارية لكافة الوحدات التنظيمية.
  • تنظيم ارساليات الايرادات.

 

(2-3) قسم اللوازم:

لائحة المهام:

  • صرف احتياجات الدائرة من اللوازم المتنوعة.
  • ادخال اللوازم في سجلات الدائرة (الادخال الالكتروني للوازم).
  • صرف اللوازم وحسب حاجة كل مديرية.
  • عمل مطابقة دورية للعهدة.
  • استلام الاثاث واللوازم القديمة من المديريات (العمل على اعادة توزيعها او اتلافها).
  • متابعة عمليات الشراء والتأكد من انجازها في الوقت المحدد.

 

(2-4) قسم الخدمات المساندة:

 لائحة المهام:

أولا: الحركة

  • متابعة إصدار أوامر الحركة للمهمات الرسمية.
  • تفقد السيارات من ناحية صلاحيتها الفنية، ونظافتها.
  • تفقد شؤون السيارات من ناحية تجديد التأمين، والترخيص.
  • متابعة توفير المواد التي تحتاجها السيارات مثل قطع الغيار، والزيوت، والبطاريات، والإطارات.
  • حفظ أوامر الحركة ورقيا وإلكترونيا في سجلات وملفات خاصة.
  • التتبع الإلكتروني للمركبات.

ثانيا: الصيانة

  • تفقد مرافق المبنى، وإجراء الصيانة للأمور التي تتطلب ذلك.
  • متابعة التشلرات، والبويلرات وخزانات ومضخات المياه بداية الدوام الرسمي ونهايته.
  • متابعة طلبات الصيانة من الأقسام المختلفة.

ثالثا: المقسم

  • الرد على المكالمات الرسمية الخارجية ومتابعة تحويلها إلى الأقسام المعنية.
  • متابعة إجراء الصيانة للمقسم كلما استدعت الحاجة ذلك.
  • تحويل المكالمات الداخلية بين الأقسام، وتنفيذ الطلبات الرسمية لإجراء المكالمات الخارجية.

رابعا: الحراسة

  • حراسة المبنى ومرافقه وتأمينها.

 

 

(2-5) قسم الديوان:

لائحة المهام:

  1. تسجيل جميع المراسلات الواردة والصادرة يدويا والكترونيا ومتابعتها مع مكتب المدير العام
  2. متابعة توزيع المراسلات الواردة والصادرة على مديريات الدائرة المعنية والجهات الخارجية والتأكد من صحتها ووجود المرفقات معها
  3. ارشفة الوثائق والمراسلات يدويا والكترونيا وتدقيقها والتأكد من صحة إدخالها وفهرستها وحفظها ليسهل الرجوع اليها
  4. متابعة ارسال التعاميم الصادرة من مكتب المدير العام للموظفين