المديريات

مديرية الوثائق والتوثيق

موجز النشاط الرئيسي (المسؤوليات):     

 المديرية المسؤولة عن جمع الوثائق والصور الفوتوغرافية ذات البعد الوطني والمخطوطات والجريدة الرسمية والخطابات الملكية والاتفاقيات الثقافية، سواء كانت هذه الوثائق ذات مصدر حكومي يتم جمعها من الوزارات والدوائر الحكومية. او مصدر خاص يتم جمعها من الافراد ومؤسسات المجتمع المحلي، استنادا إلى قانون الوثائق الوطنية رقم (9) لسنة 2017، وتقوم المديرية بتنظيم هذه الوثائق وصيانتها وحفظها بأساليب حديثة لنقلها بأمانة الى الأجيال القادمة واتاحتها للباحثين والمهتمين، وتعريف المجتمع المحلي بأهمية الوثائق وكيفية الحفاظ عليها من خلال إقامة المعارض والنشر في وسائل الاعلام المرئي والمسموع والمقروء ومواقع التواصل الاجتماعي.

 

المهام الرئيسية:

  1. جمع الوثائق الموجودة لدى الوزارات والدوائر والمؤسسات الرسمية العامة، وحفظها وتنظيمها ونشرها وفق أحكام قانون الوثائق الوطنية ونظام المكتبة الوطنية
  2. المشاركة في لجان الاتلاف في الوزارات والمؤسسات والدوائر الرسمية العامة واستخراج أي وثيقة ذات بعد وطني لحفظها في الدائرة
  3. تنظيم الوثائق من خلال اجراء العمليات الفنية اللازمة عليها
  4. التوعية بأهمية الوثائق والحفاظ عليها من خلال البرامج المختلفة
  5. إقامة علاقات التعاون مع الجهات ذات العلاقة
  6. التدريب على عمليات الارشفة الالكترونية للوثائق
  7. تسهيل وصول الباحثين والمهتمين للوثائق

 

تضم مديرية الوثائق والتوثيق ثلاثة اقسام هي:

(3-1)  قسم الوثائق العامة:

لائحة المهام:

  1. جمع الوثائق من المصادر الحكومية من خلال العمل على انفاذ قانون الوثيقة الوطنية رقم (9) لعام 2017 والمشاركة في لجان الاتلاف في الوزارات والدوائر الحكومية وعقد مذكرات تعاون مع الوزارات والدوائر الحكومية لأرشفة وثائقها
  2. القيام بالعمليات الفنية اللازمة لأرشفة الوثائق وحفظها وهي:
  • تعقيم الوثائق  
  • تصنيف الملفات وفهرسة الوثائق يدويا
  • المسح الضوئي للوثائق
  • ادخال بطاقة الفهرسة الالكترونية على النظام المستخدم في عملية الارشفة وتدقيقها
  • حفظ الوثائق في اوعية مناسبة في مستودعات الحفظ
  1. تسهيل وصول الباحثين والمهتمين للوثائق
  2. تقديم المساعدات الفنية اللازمة لجميع الدوائر والوزارات من خلال ارشفة الوثائق وتدريب العاملين لديهم على عمليات الارشفة والحفظ

 

(3-2) قسم الوثائق الخاصة:

لائحة المهام:

  1. جمع الوثائق والصور ذات البعد الوطني من المصادر الخاصة من خلال العمل على انفاذ قانون الوثيقة الوطنية رقم (9) لعام 2017 وعقد مذكرات تعاون والتواصل مع شخصيات ممن يمتلكون أرشيف
  2. القيام بالعمليات الفنية اللازمة لأرشفة الوثائق والصور وحفظها وهي  
  • تصنيف وفهرسة الوثائق والصور
  • المسح الضوئي للوثائق والصور
  • ادخال بطاقة الفهرسة الالكترونية على النظام المستخدم في عملية الارشفة وتدقيقها
  • حفظ الوثائق والصور في اوعية مناسبة في مستودعات الحفظ
  1. تسهيل وصول الباحثين والمهتمين للوثائق والصور
  2. توعية المجتمع المحلي بأهمية الوثائق من خلال:
  • اقامة معارض وثائقية في المناسبات الوطنية
  • نشر الوثائق والصور في وسائل الاعلام المسموع والمرئي والمقروء وعلى مواقع التواصل الاجتماعي الخاصة بالدائرة

 

 

 (3-3) قسم الارشفة الالكترونية:

  لائحة المهام:

  1. جمع اعداد الجريدة الرسمية والخطابات الملكية والاتفاقيات الثقافية من مصادرها.
  2. ارشفة اعداد الجريدة الرسمية والخطابات الملكية والاتفاقيات الثقافية واجراء العمليات الفنية اللازمة عليها من تصنيف وفهرسة ومسح ضوئي وادخال البيانات على النظام واتاحتها على موقع الدائرة الالكتروني
  3. تحويل الكتب من شكلها التقليدي الى الشكل الالكتروني من خلال عملية المسح الضوئي وحفظ نسخة الكترونية من الكتب المؤرشفة.
  4. تسهيل وصول الباحثين والمهتمين للوثائق والصور