وحدة الرقابة الداخلية

موجز النشاط الرئيسي (المسؤوليات):

مسؤولة عن مجموعة الطرق والوسائل والإجراءات التي تتبناها الدائرة لتحقيق أغراضها في حمــــاية الأصول والأمــوال وحسن استخدامها بالشكل الأمثل وضمان تنفيذ السياسات والخطط والعمليات بكفاءة وفاعلية وفقاً للتشريعات المعمول بها، حيث تعتبر الرقابة الداخلية صمام الأمان وخط الدفاع الأول في الحفاظ على المال العام من الهدر والضياع. تساعد الرقابة الداخلية الإدارة العليا على تحقيق أهداف الدائرة وتزويدها بالمعلومات والبيانات عما يجري على الواقع لغايات إحكام الرقــابة والتقييم والمساءلة

المهام الرئيسية:

1- الرقابة على تنفيذ السياسات والخطط والعمليات المعمول بها في الدائرة مالياً وادارياً وفنياً بكفاءة وفاعلية.

تضم وحدة الرقابة الداخلية ثلاثة اقسام هي:

(6-1) قسم الرقابة الادارية

لائحة المهام:

فحص المعاملات والاتفاقيات والقرارات والأنشطة الإدارية والتأكد من انسجامها مع التشريعات النافذة.
التأكد من أن كافة تنسيبات/ توصيات اللجان الداخلية، واي قرارات تتعلق بالأهداف والسياسات العامة للدائرة ذات الأثر الإداري.
التأكد من حسن إدارة الموارد البشرية والموارد والأصول والموجودات العامة بكفاءة وفاعلية ومن صحة وسلامة الإجراءات والوثائق المعززة لها.
التأكد وبشكل دوري من الخطط السنوية للوحدات التنظيمية داخل الدائرة / الوحدة الحكومية ومدى تحقيق تلك الوحدات التنظيمية للأهداف المرسومة بكفاءة وفاعلية.
التأكد من مدى إلتزام كافة كوادر الوحدة التنظيمية داخل الدائرة / الوحدة الحكومية بالمهام والواجبات المحددة بالوصف الوظيفي لكل منهم بما يحقق رقابة الأداء المؤسسي.
التأكد من اتخاذ كافة التدابير اللازمة لصحة وأصولية السجلات والمستندات والوثائق والبيانات ذات الأثر الاداري.
مطابقة البيانات الواردة في تقارير الوحدات الإدارية مع الواقع من خلال الجولات الميدانية والتفتيش المفاجئ.
التأكد من تنفيذ جميع الخطط والبرامج المقرة ويرفع التقارير الدورية إلى رئيسه المباشر.
التأكد من سلامة أساليب الأداء وإجراءات العمل والتوصية بإلغاء أو تعديل كل ما يعيق الأداء الفعال أو الرقابة الفعالة.
تقديم مسودة التقرير الشهري وكلما دعت الحاجة عن اعمال الرقابة الداخلي والإنجازات والملاحظات بما في ذلك الملاحظات التي لم تصوب الي الرئيس المباشر.
المشاركة في إعداد دليل إجراءات التدقيق الداخلي بالاسترشاد إلي الأدلة الإجرائية التي تصدرها وزارة المالية بهذا الخصوص.
التأكد من قيام الوحدات الإدارية المختلفة في الدائرة بتصويب الإنحرافات والقيام بالإجراءات التصحيحية الواردة في تقارير التدقيق.

(6-2) قسم الرقابة المالية:

لائحة المهام:

التأكد من صحة وسلامة تطبيق التشريعات المعمول بها والسياسات المالية وتعليمات الضبط الداخلي التي تحكم إجراءات العمل والوثائق المعززة لها.
التدقيق كافة المعاملات المالية التي يتم تنظيمها وفقاً لأحكام النظام المالي رقم (3) لسنة 1994 وتعديلاته، والتعليمات التطبيقية للشؤون المالية رقم (1) لسنة 1995 المعمول بهما، وبما ينسجم مع نظام الرقابة الداخلية رقم (3) لسنة 2011 وتعديلاته، والتعليمات الصادرة بموجبه.
التدقيق المستندات والقيود والحسابات الختامية والبيانات والتقارير المالية والسجلات المحاسبية والكشوفات سواء كانت ورقية أو محوسبة.
فحص مدى مطابقة البيانات الواردة في تقارير الوحدات المالية مع الواقع من خلال الجولات الميدانية والتفتيش المفاجئ.
تطبيق معيار التوثيق وأدلة الاثبات واستخدام النماذج المعتمدة من قبل وزارة المالية (لوائح التدقيق) في توثيق الإنجازات الرقابية.
المشاركة في إعداد مسودة التقرير الشهري وكلما دعت الحاجة عن أعمال الرقابة الداخلية والانجازات والملاحظات بما في ذلك الملاحظات التي لم تصوب إلى الرئيس المباشر.
المشاركة في إعداد مسودة دليل إجراءات التدقيق الداخلي بالتنسيق مع رئيس القسم وبالاسترشاد إلي الأدلة الإجرائية التي تصدرها وزارة المالية بهذا الخصوص.
تحليل الحسابات الختامية والبيانات والتقارير المالية ويقدم مقترحات مناسبة لترشيد النفقات وسبل تعزيز الإيرادات وكفاءة تحصيلها.
التأكد من تحصيل إيرادات وحقوق الدائرة في مواعيدها ويتأكد من صحة إحتسابها وتوثيقها في السجلات حسب الأصول والتشريعات المعمول بها.
التأكد من كفاءة إستخدام وإدارة الموارد المالية في الدائرة.
إجراء عمليات الجرد الدوري والمفاجئ للصناديق والسلف وتدقيق الوصولات ودفاتر الشيكات.
تدقيق على سجلات اللوازم وعلى موجودات المستودعات من خلال إجراء جرد دوري والتحقق من مطابقة بيانات سجلات الموجودات مع الموجودات الفعلية.
التأكد من توفير وتقديم الكفالات المالية المطلوبة من الموظفين حسب التشريعات النافذة.
تدقيق الصلاحيات وصحة التواقيع المتعلقة بكافة المعاملات والإجراءات المالية والحسابات البنكية شهرياً.
المساهمة في إعداد الخطة والتقرير السنوي الخاص بوحدة الرقابة الداخلية المبنية على المخاطر.
متابعة الرد على الاستيضاحات الواردة من ديوان المحاسبة، وتطبيق البلاغات والتعاميم المالية من الجهات المالية.

(6-3) قسم الرقابة الفنية:

لائحة المهام:

التأكد من تحقيق الدائرة لأهدافها ومن السياسات العامة ذات الجانب الفني.
تدقيق المعاملات والإتفاقيات والقرارات والأنشطة الفنية المتعلقة بطبيعة عمل الدائرة ويتأكد من انسجامها مع التشريعات النافذة والأدلة والاجراءات المعتمدة.
متابعة تدقيق كافة تنسيبات/ توصيات اللجان الداخلية، وأي قرارات تتعلق بالأهداف والسياسات العامة للدائرة ذات الأثر الفني.
التأكد من توفر وتطبيق الاجراءات والمعايير المعتمدة لكافة العمليات الفنية حسب طبيعة عمل الدائرة.
التأكد من سلامة الموارد والأصول والموجودات العامة ذات الطبيعة الفنية وصيانتها وحمايتها والمحافظة عليها والتي تكفل كذلك سلامة الموظفين ومتلقي الخدمة المتعاملين معها.
التأكد من سلامة اجراءات سير المعاملات والقرارات ذات الطبيعة الفنية بما يتفق مع التشريعات النافذة والأدلة المعتمدة، بما يضمن الحفاظ على المال العام والموجودات العامة.
المشاركة في إعداد مسودة التقرير الشهري وكلما دعت الحاجة عن أعمال الرقابة الداخلية من الناحية الفنية والانجازات والملاحظات بما في ذلك الملاحظات التي لم تصوب الي الرئيس المباشر.
المشاركة في إعداد مسودة دليل إجراءات التدقيق الداخلي.
تدقيق مدخلات ومخرجات وعمليات كافة الأنظمة المحوسبة، والتأكد من اعتماد تلك الانظمة من المرجع المختص.
تدقيق مدي تلبية أنظمة أمن وحماية المعلومات والصلاحيات المتعلقة بها لاحتياجات الدائرة الفنية ويتأكد من وجود أنظمة وبرمجيات وخطط لمواجهة أي حالات طارئة بهذا الخصوص ووفقاً للمرجعيات الحكومية الرسمية، لحماية أمن المعلومات سواء الإلكترونية أو الورقية.
متابعة صحة وأصولية السجلات والمستندات والوثائق والبيانات ذات الأثر الفني.
المشاركة في لجان التدقيق والتحقيق والتظلم بما يضمن سلامة القرارات الإدارية وانسجامها مع التشريعات النافذة والأدلة والإجراءات المعتمدة.